Odense Katedralskole søger gymnasiesekretær
Er du glad for at møde unge mennesker? Kan du bevare overblikket og holde hovedet koldt, når telefonerne ringer, eleverne kommer ind på kontoret med forespørgsler om hvad som helst, og du samtidig har ansvar for en række andre opgaver, der kræver god faglighed og evne til at strukturere og kvalitetssikre dit eget arbejde?
Så er du måske den gymnasiesekretær, vi søger på Odense Katedralskole fra d. 1. februar 2024.
Om dig:
- Du skal først og fremmest være et imødekommende menneske med et positivt livssyn.
- Du skal holde af unge mennesker og være venlig og tålmodig og glad for et arbejde, hvor du møder mange forskellige unge hver dag.
- Du skal have det fint med, at mange mennesker lægger vejen forbi kontoret, hvor du er en af dem, man møder i receptionen.
- Du skal trives med et job, hvor du både har lavpraktiske opgaver - som at stå for opfyldning og bestilling af kontorartikler, brygge kaffe og gøre klar til møder - og samtidig skal du være i stand til at håndtere opgaver, der kræver overblik, struktur og fleksibilitet i en omskiftelig hverdag.
- Du skal være serviceminded, initiativrig og ansvarsbevidst og god til at forme og strukturere arbejdsgange i forbindelse med dine opgaver.
- Du skal være stærk bruger af mange IT-systemer. Hvis du ikke har erfaring med brug af et system, skal du være hurtig til at lære det. Vi bruger Office-pakken, og du skal være stærk i Word og Excel. Vores studieadministrative system er Lectio, og vi bruger Visma Case til arkivering - de to systemer kommer du til at bruge meget. Derudover er der en række andre systemer, du kommer til at bruge mere eller mindre. Du skal have en dokumenteret kontoruddannelse eller tilsvarende opnåede kompetencer og beherske dansk skriftligt og mundtligt.
Om arbejdsopgaverne:
Du skal indgå i et administrativt team med tre andre sekretærer samt vores økonomichef, som er administrativ leder. Der er tæt samarbejde mellem administration og ledelse, der ud over økonomichef består af rektor, vicerektor og tre pædagogiske ledere. Administration og ledelse (ud over rektor) sidder sammen i et storrumskontor.
Dine større opgaver vil bl.a. være:
- Receptionist: kontakt med elever, ansatte, forældre, gæster etc. - både personligt og over telefonen
- Elevadministration i Lectio – herunder opfølgning på karaktergivning og fravær.
- Udsendelse af sanktionsbreve og andre udsendelser til elever.
- Administrative opgaver i forbindelse med eksamen, særligt i maj, juni og december, men også i andre perioder af året.
- Administrative opgaver i forbindelse med specialpædagogisk støtte (SPS)
- Udover de faste opgaver vil der være andre mindre opgaver, som du hen ad vejen vil få ansvaret for, efterhånden som de opstår.
Løn og ansættelse : Du vil blive ansat i en stilling på 30 timer om ugen. Arbejdstiden koordineres med de øvrige ansatte på kontoret og planlægges fleksibelt inden for kontorets åbningstid fra kl. 7.30-15.00. Du skal dog være opmærksom på, at arbejdstiden vil variere hen over året, fx vil den ugentlige arbejdstid være højere i eksamensperioder, og der vil være afspadsering i dele af skolens undervisningsfri perioder.
Ansættelsen sker i henhold til gældende overenskomst.
Tiltrædelse : 1. februar 2024 eller efter aftale.
Ansøgning: Skriv en motiveret ansøgning på max. én A4-side, hvor du beskriver, hvordan dine faglige og personlige kompetencer matcher stillingen. Vedlæg CV samt dokumentation for relevant uddannelse.
Henvendelse om stillingen kan rettes til økonomichef Steffen Bruhn Petersen.
Vi modtager ansøgninger via Gymnasiejob.dk eller ansøgninger mailet direkte til job@odensekatedalskole. dk
Ansøgningsfristen er torsdag d. 7. december kl. 10.
Ansættelsessamtaler forventes afviklet d. 11. eller 12. december om eftermiddagen.
Odense Katedralskole er et meget søgt gymnasium, som ligger midt i Odense lige ved banegården og Kongens Have. Skolen har 8 stx-klasser og 3 hf-klasser pr. årgang samt nogle GSK-hold hvert år.
Yderligere oplysninger om skolen kan findes på www.odensekatedralskole.dk .
$ads={1}